6 passos para integrar os sistemas em sua empresa
Como identificar as informações relevantes em cada sistema, e fazer com que elas transitem entre equipes e ambientes de maneira automatizada e com foco em agilidade, melhores processos e assertividade nas tomadas de decisão?
É sabido que o uso de um sistema de gestão integrada pode trazer inúmeras vantagens para as empresas dos mais variados portes e segmentos, contribuindo para a melhoria do desempenho das equipes e dos processos, trazendo mais metodologia de trabalho para a organização dos negócios.
No entanto, dificilmente as empresas utilizam apenas um único sistema que faça tudo, isso porque ele simplesmente não existe.
Pra falar de alguns exemplos de sistemas, podemos citar os de gestão como os ERPs e seus diversos módulos, os CRM, temos o PCP, sem contar as incontáveis planilhas que cada departamento adota, entre outros sistemas legados.
Como fazer com que todos eles se falem? Como identificar as informações relevantes em cada sistema, e fazer com que elas transitem entre equipes e ambientes de maneira automatizada e com foco em agilidade, melhores processos e assertividade nas tomadas de decisão?
Confira agora estes 6 passos importantes a serem seguidos por você, que está pensando em integrar melhor seus sistemas e equipes, unificando ambientes, para assim extrair melhores informações e mais agilidade para a sua empresa e seus negócios.
1. CRIE UM MAPA DOS SISTEMAS
Partindo do pressuposto que os gestores e colaboradores da empresa já estão familiarizados com os sistemas, planilhas e processos que rodam atualmente na empresa, o primeiro passo é fazer um mapeamento criterioso de todos os processos e sistemas que serão abrangidos pela integração desejada.
Nesse momento, é preciso levantar não somente os processos de negócio – aqueles diretamente relacionados à entrega de um produto ou serviço –, mas também a relação de todos os sistemas que a empresa utiliza, assim como quais são as planilhas fundamentais e compartilhadas entre as equipes.
Não esqueça de mapear os ambientes, ou seja, se você deseja integrar o ambiente interno da empresa com a internet ou com clientes externos, por exemplo, você deve mapear o sistema e também em qual ambiente ele é utilizado ou acessado.
Essa etapa é fundamental para ajudar a dimensionar o cenário global e compreender quanto tempo será necessário para implementar as integrações e automações na rotina da empresa.
2. MAPEIE AS INFORMAÇÕES E AS DOCUMENTE
Após a identificação dos processos e sistemas a serem integrados, será necessário redigir alguns documentos, individualmente, por ambiente ou sistema, descrevendo todas as informações que entram e saem de determinado processo.
Por exemplo, no processo de vendas, você identificou seu ERP e sua Loja Virtual, mas precisa que os produtos vendidos pela loja física sejam baixados do estoque virtual, e vice-versa. Então as “informações de produtos”, “informações de clientes” e “informações de pedidos” serão entradas e saídas para seus sistemas, nos ambientes locais e de internet da organização. Os “resultados de vendas” fornecidos pelo ERP, podem ser entradas para relatórios de vendas em planilhas, por exemplo também.
A lista pode ser extensa, mas cada documento deve ser redigido pelas equipes ou colaboradores responsáveis pelo processo e, depois, devidamente aprovados pela direção.
3. DEFINA INDICADORES
Outro passo fundamental é a definição de indicadores, seja para monitorar os processos que serão integrados, seja para extrair resultados palpáveis para a gerência, transformando dados em informações, para a tomada de decisões. Afinal, somente com indicadores e metas a equipe será capaz de saber o andamento dos processos e fazer os ajustes necessários em sua rotina para a efetiva melhoria do desempenho.
4. PREPARE A EQUIPE
O envolvimento das pessoas neste processo é um elemento indispensável para a sua correta implantação. Por isso, treinar a equipe sobre a nova cultura recém-criada pelas integrações dos sistemas de gestão contribui para que os gestores e colaboradores não sejam pegos de surpresa em suas tarefas, sendo capazes, pois, de interpretar todos os requisitos e aplicá-los no dia a dia.
5. BUSQUE APOIO TECNOLÓGICO
Agora é a hora de agir, ou seja, neste momento é hora de você procurar uma empresa de tecnologia, pode ser alguma que você já tenha contratado para desenvolver algum de seus sistemas internos, para então analisar todo o mapeamento realizado, dar apoio e prestar a assessoria técnica necessária para a realização das integrações desejadas.
Juntos, vocês irão decidir sobre como proceder com as integrações, com foco no uso de novas tecnologias desenvolvidas sob medida para garantir aceso pela equipe as informações cruciais para o negócio, a qualquer momento, de forma integrada, segmentada e compartilhada, com segurança da informação, eliminando uso de documentos impressos, e até mesmo com a adoção de novos sistemas (ou a troca de algum dos existentes).
Escolher a empresa certa para lhe dar este apoio faz com que as chances de sucesso do projeto aumentem.
6. REALIZE AUDITORIAS
Com seus sistemas e ambientes efetivamente integrados e fazendo parte da rotina das equipes, sua empresa deve realizar auditorias periódicas para monitorá-lo. Além de auditorias internas, feitas por setores ou funcionários qualificados para isso, sua empresa também pode partir para as auditorias externas, que irão garantir a certificação por um organismo especializado.
Você ficou com alguma dúvida? Entre em contato com a nossa equipe, que nós estamos prontos para lhe ajudar.